# Podpis elektroniczny dla biura rachunkowego > Umowy z klientami, protokoły przekazania dokumentów, NDA i umowy powierzenia danych. Co biuro rachunkowe podpisze online i na co uważać przy RODO. Źródło: https://halodokumenty.pl/dla/biura-rachunkowe Autor: Mikołaj Buczak, Członek Zarządu Halo sp. z o.o. Opublikowano: 2026-09-27, zaktualizowano: 2026-10-02 Stan prawny na: 2026-09-27 ## W skrócie - Umowę o prowadzenie księgowości podpiszesz online, bo przepisy nie wymagają dla niej szczególnej formy. - Protokoły przekazania dokumentów i NDA także podpiszesz zwykłym podpisem elektronicznym. - Umowa powierzenia przetwarzania danych ma według RODO „formę pisemną, w tym formę elektroniczną” (art. 28 ust. 9). - Klient podpisuje przez link z e-maila, bez konta i bez instalowania aplikacji. - Klientów biura zapiszesz z danymi z GUS albo z pliku CSV, a o podpisie przypomnimy im e-mailem. - W planie Core aneks wyślesz z szablonu do wszystkich klientów naraz, a podpisane pliki pobierzesz w jednej paczce ZIP. - Umowy podpisane na papierze dodasz do teczki klienta obok tych podpisanych online. ## Krótka odpowiedź **Większość dokumentów biura rachunkowego podpiszesz online zwykłym podpisem elektronicznym.** Umowa o prowadzenie ksiąg to umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu (art. 750 KC), a te nie wymagają szczególnej formy. Między przedsiębiorcami nie obowiązują też ograniczenia dowodowe za brak formy zastrzeżonej dla celów dowodowych (art. 74 § 4 KC). ## Dokumenty, które podpiszesz online - **umowa o prowadzenie księgowości lub kadr i płac** z klientem firmowym, - **aneksy** zmieniające zakres usług lub cenę, jeśli umowa nie zastrzega dla zmian formy pisemnej, - **protokoły przekazania i zwrotu dokumentów** księgowych, - **umowy o zachowaniu poufności** z pracownikami i współpracownikami, - **oświadczenia klienta**, na przykład o kompletności przekazanych dokumentów. ## Umowa powierzenia przetwarzania danych Biuro rachunkowe przetwarza dane osobowe w imieniu klienta, więc zawiera z nim umowę powierzenia. Art. 28 ust. 9 RODO mówi, że taka umowa ma „formę pisemną, w tym formę elektroniczną”. To pojęcia z rozporządzenia unijnego, a nie z Kodeksu cywilnego. Czy wystarczy tu zwykły podpis elektroniczny, czy potrzebny jest kwalifikowany, zależy od interpretacji; jeśli masz wątpliwości, zapytaj swojego inspektora ochrony danych albo prawnika. Najbezpieczniej jest dołączyć umowę powierzenia do umowy głównej i podpisać obie tym samym podpisem. ## Jak to wygląda w praktyce 1. Przygotuj umowę, umowę powierzenia i cennik: jeden albo kilka plików PDF w jednym dokumencie. 2. Wgraj je do HaloDokumenty i dodaj osobę reprezentującą klienta; możesz ją wybrać z listy klientów. 3. Zaznacz pola podpisów, dat i parafek. 4. Klient podpisze przez link na telefonie albo komputerze. 5. Obie strony dostaną PDF z certyfikatem podpisów. Plik możesz dołączyć do akt klienta. Jeśli zakładasz konto przez mObywatel, klient zobaczy, że umowę wysłała osoba o tożsamości potwierdzonej przez państwo. ## Klienci, szablony i przypomnienia - **Klienci:** w zakładce Klienci prowadzisz listę klientów biura. Dane firmy pobierzesz z GUS po numerze NIP, a całą listę zaimportujesz z pliku CSV. W teczce klienta widzisz wszystkie jego dokumenty. - **Termin podpisu:** przy wysyłce ustawiasz, do kiedy klient ma podpisać dokument, na przykład aneks z nowym cennikiem. Po terminie dokument dostaje status „Termin minął”, a nowy termin ustawisz w jego szczegółach. - **Przypomnienia:** od planu Core klient, który nie podpisał, dostaje e-mail co 2, 3 albo 7 dni (najwyżej trzy razy), a tuż przed terminem jeszcze jeden. W każdym planie przypomnisz też ręcznie w szczegółach dokumentu. - **Szablony i wysyłka seryjna:** umowę albo aneks zapiszesz jako szablon z polami, a od planu Core także z rolami i przypomnieniami. W planie Core z szablonu wyślesz aneks do wszystkich klientów naraz: do zaznaczonych, do klientów z etykietą albo z listy CSV, najwyżej 500 w jednej wysyłce. Każdy klient podpisuje swój egzemplarz, a podpisane pliki pobierzesz w jednej paczce ZIP. - **Pliki od klienta (od planu Core):** poprosisz klienta o odpis z KRS albo pełnomocnictwo, a on prześle je na stronie podpisu. - **Wygasły link:** klient poprosi o nowy na stronie linku, a my wyślemy go tylko na adres, który podałeś. - **Dokumenty podpisane poza HaloDokumenty (od planu Core):** umowę podpisaną na papierze albo podpisem kwalifikowanym dodasz jako plik PDF do teczki klienta, z datą podpisania i stronami. Plik zapisujemy bez zmian i nie sprawdzamy podpisów, które w nim są. - **Lista dokumentów:** filtrujesz dokumenty po statusie, kliencie i dacie, eksportujesz listę do CSV, a od planu Core zaznaczasz kilka naraz: przypomnisz o podpisie, przeniesiesz do archiwum albo wycofasz niepodpisane. Kartoteka klientów z GUS, szablony, ręczne przypomnienia i eksport CSV są w każdym planie. Przez pierwsze 14 dni od założenia konta masz pełny dostęp do funkcji planu Core, więc wysyłkę seryjną sprawdzisz bez opłat. Szczegóły planów są w [cenniku](/cennik). ## Comiesięczny aneks do wszystkich klientów 1. Raz przygotuj aneks w PDF, zaznacz pola dla roli „Klient” i zapisz go jako szablon. Jeśli biuro też podpisuje, dodaj rolę „Ja”. 2. Przy wysyłce wybierz klientów: zaznaczonych na liście, z etykietą (na przykład „pełna księgowość”) albo z pliku CSV. W tytule możesz użyć pola {klient}, a każdy dokument dostanie nazwę klienta. 3. Sprawdź podsumowanie i potwierdź. Na stronie postępu widzisz, ile dokumentów już wysłaliśmy. 4. Klienci podpisują swoje egzemplarze, a jeśli w szablonie są przypomnienia, ci, którzy zwlekają, dostaną je e-mailem. Jeśli biuro też podpisuje, na stronie „Twoje dokumenty do podpisu” podpiszesz wiele dokumentów naraz, jednym potwierdzeniem. ## Paczka ZIP na kontrolę Gdy klient, audytor albo urząd prosi o umowy, zaznacz dokumenty na liście i pobierz paczkę ZIP (od planu Core). Każdy dokument ma w niej swój folder z podpisanym plikiem PDF, w tym dokumenty podpisane poza HaloDokumenty. W planie Core pojedynczy podpisany dokument udostępnisz też osobie trzeciej, na przykład bankowi: dostanie e-mailem link ważny 7, 14 albo 30 dni, który możesz wcześniej odwołać. ## Najczęstsze pytania ### Czy umowę z biurem rachunkowym można podpisać online? Tak. To umowa o świadczenie usług, dla której Kodeks cywilny nie wymaga szczególnej formy (art. 750 KC). Zwykły podpis elektroniczny wystarczy, a podpisany dokument jest dowodem, na jakich warunkach współpracujecie. ### Czy protokół przekazania dokumentów księgowych musi być na papierze? Nie. Przepisy nie wymagają dla niego szczególnej formy. Protokół podpisany online jasno pokazuje, kto, kiedy i jakie dokumenty przekazał. ### Czy klient biura musi mieć konto w HaloDokumenty? Nie. Konto potrzebne jest biuru, które wysyła dokumenty. Klient podpisuje przez link z e-maila. ## Źródła - [Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 795](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000795), art. 74 § 4, 77, 750. - [Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX:32016R0679), art. 28 ust. 9. Stan prawny sprawdzony 27 września 2026 r.