W skrócie
- Umowę o pracę zawiera się na piśmie (art. 29 § 2 KP); online formę pisemną spełnia tylko podpis kwalifikowany.
- Wypowiedzenie umowy o pracę też powinno nastąpić na piśmie (art. 30 § 3 KP).
- Informację o warunkach zatrudnienia pracodawca może przekazać w postaci elektronicznej (art. 29 § 3 KP).
- Umowy zlecenia, NDA ze współpracownikami i wiele oświadczeń podpiszesz zwykłym podpisem online.
Krótka odpowiedź
W HR część dokumentów wymaga formy pisemnej, a część podpiszesz zwykłym podpisem online. Umowę o pracę i jej wypowiedzenie Kodeks pracy każe składać na piśmie, więc zdalnie potrzebny jest podpis kwalifikowany. Umowy zlecenia, umowy o poufności i informacje, które mogą mieć postać elektroniczną, podpiszesz w HaloDokumenty.
Co wymaga formy pisemnej
| Dokument | Przepis | Online |
|---|---|---|
| Umowa o pracę | „Umowę o pracę zawiera się na piśmie” (art. 29 § 2 KP); bez tej formy umowa jest ważna, ale pracodawca musi potwierdzić jej warunki na piśmie | kwalifikowany podpis elektroniczny |
| Wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia | oświadczenie „powinno nastąpić na piśmie” (art. 30 § 3 KP) | kwalifikowany podpis elektroniczny |
Kodeks cywilny za równoważną formie pisemnej uznaje formę elektroniczną z podpisem kwalifikowanym (art. 78¹ KC).
Co możesz przekazać lub podpisać online
- informacja o warunkach zatrudnienia: pracodawca informuje pracownika „w postaci papierowej lub elektronicznej” (art. 29 § 3 KP),
- umowy zlecenia i o dzieło ze współpracownikami (bez szczególnej formy, art. 627 i 734 KC),
- umowy o zachowaniu poufności ze współpracownikami i kandydatami,
- oświadczenia i potwierdzenia, dla których przepis nie wymaga formy pisemnej, na przykład potwierdzenie odbioru sprzętu,
- zgody na przetwarzanie danych w procesie rekrutacji.
Zanim przeniesiesz dany dokument do obiegu online, sprawdź, czy przepis albo regulamin pracy nie wymaga dla niego formy pisemnej.
Jak to wygląda w praktyce
Przygotuj dokument w PDF, dodaj pracownika lub współpracownika jako osobę podpisującą i wyślij. Jeśli dokument ma podpisać kilka osób w określonej kolejności, na przykład kierownik, a potem dział kadr, ustaw kolejność podpisów. Każdy dostanie PDF z certyfikatem podpisów, który możesz dołączyć do dokumentacji.
Dokumenty, które wysyłasz często, na przykład umowę o zachowaniu poufności dla nowych współpracowników, zapiszesz jako szablon z polami podpisów. Przy wysyłce możesz (w planie Core i wyższym):
- poprosić o pliki, na przykład skan zaświadczenia albo oświadczenia: osoba prześle je na stronie podpisu jako PDF, JPG albo PNG,
- ustawić termin podpisu i automatyczne przypomnienia e-mailem co 2, 3 albo 7 dni,
- włączyć kod z e-maila, który osoba wpisze przed podpisaniem,
- dodać wiadomość do osób podpisujących, na przykład z informacją, do kogo zwrócić się z pytaniami.
Najczęstsze pytania
Czy mogę podpisać umowę o pracę w HaloDokumenty?
Nie jako formę pisemną. Art. 29 § 2 Kodeksu pracy wymaga zawarcia umowy o pracę na piśmie, a online spełnisz to kwalifikowanym podpisem elektronicznym, którego HaloDokumenty nie oferuje. Umowa zawarta bez tej formy jest ważna, ale pracodawca musi przed dopuszczeniem do pracy potwierdzić pracownikowi na piśmie strony, rodzaj i warunki umowy (art. 29 § 2 KP). Współpracę na podstawie umowy zlecenia możesz natomiast podpisać online.
Czy wypowiedzenie umowy o pracę wysłane mailem jest skuteczne?
Kodeks pracy mówi, że oświadczenie o wypowiedzeniu powinno nastąpić na piśmie (art. 30 § 3 KP). Online spełnisz to podpisem kwalifikowanym. Skutki złożenia wypowiedzenia w innej formie to kwestia dla prawnika.
Czy informację o warunkach pracy mogę wysłać elektronicznie?
Tak. Art. 29 § 3 KP pozwala przekazać ją w postaci papierowej lub elektronicznej. Podpisany online dokument pokazuje, kiedy pracownik go otrzymał i potwierdził.
Źródła
- Kodeks pracy, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 1245, art. 29 § 2 i § 3, art. 30 § 3.
- Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 795, art. 78¹, 627, 734.
Stan prawny sprawdzony 27 września 2026 r.
Wyślij pierwszą umowę do podpisu. Przez 14 dni korzystasz bez opłat.
Wypróbuj 14 dni bez opłat