Podpis elektroniczny z mObywatelem

W skrócie

W HaloDokumenty konto zakładasz aplikacją mObywatel przez login.gov.pl, bez nowego hasła.
Twoje imię i nazwisko potwierdza państwo, więc druga strona wie, kto wysłał jej umowę.
Druga strona podpisuje przez osobisty link z e-maila i nie potrzebuje mObywatela ani konta.
To podpis elektroniczny w rozumieniu eIDAS, ważny dla umów, które nie wymagają formy pisemnej.
Podpis kwalifikowany, który spełnia formę pisemną, składasz u kwalifikowanego dostawcy, a według gov.pl także w aplikacji mObywatel.

Jak to działa w skrócie

W HaloDokumenty mObywatel służy do potwierdzenia Twojej tożsamości. Zakładasz konto przez login.gov.pl, czyli państwowy system logowania, i wybierasz tam aplikację mObywatel. Potwierdzasz logowanie w telefonie i wracasz do serwisu z kontem, w którym imię i nazwisko pochodzą z danych państwowych.

Potem wgrywasz PDF, zaznaczasz, gdzie kto podpisuje, i wysyłasz. Druga strona dostaje e-mail z osobistym linkiem i podpisuje dokument w przeglądarce.

Krok po kroku

Na stronie HaloDokumenty wybierz „Załóż konto przez mObywatel”.
Na stronie login.gov.pl wybierz aplikację mObywatel.
Potwierdź logowanie w aplikacji na telefonie. Wracasz do HaloDokumenty z gotowym kontem.
Uzupełnij adres e-mail i numer telefonu. Na e-mail przyjdą podpisane dokumenty.
Wgraj dokument PDF i wskaż osoby, które mają go podpisać.
Przeciągnij pola podpisu, daty i tekstu tam, gdzie mają się znaleźć na stronie.
Wyślij. Każda osoba dostanie e-mail z osobistym linkiem.
Gdy wszyscy podpiszą, każdy dostanie PDF z certyfikatem podpisów.

Wolisz zwykłe konto? Możesz je założyć adresem e-mail i hasłem.

login.gov.pl to Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej prowadzony przez Ministerstwo Cyfryzacji. HaloDokumenty jest do niego podłączone, tak jak e-Urząd Skarbowy czy ZUS.

Po zalogowaniu dostajemy z Węzła potwierdzone dane: imię, nazwisko i numer PESEL. Nigdy nie widzimy Twoich haseł ani kodów z aplikacji. Imienia i nazwiska z potwierdzonej tożsamości nie da się potem zmienić w ustawieniach konta, więc nikt nie podszyje się pod Ciebie, zmieniając nazwę.

Dla drugiej strony to ważna informacja: umowę wysłała osoba, której tożsamość sprawdziło państwo. W razie sporu to mocny argument, że podpis pochodzi od Ciebie.

Co podpisuje druga strona

Osoby, którym wysyłasz dokument, nie muszą mieć mObywatela ani konta. Dostają e-mail z osobistym linkiem, otwierają dokument w przeglądarce na komputerze albo telefonie i podpisują:

wpisanym imieniem i nazwiskiem w wybranym kroju pisma,
parafką,
albo podpisem narysowanym palcem lub myszką.

Jeśli ustawisz kolejność, kolejna osoba dostanie link dopiero wtedy, gdy podpisze poprzednia. Osoby z rolą „do wglądu” zobaczą dokument, ale go nie podpisują.

Jaki to podpis w świetle prawa

To podpis elektroniczny w rozumieniu rozporządzenia eIDAS. Art. 25 ust. 1 eIDAS zakazuje odmawiania mu skutku prawnego i wartości dowodowej tylko dlatego, że jest elektroniczny. Umowa podpisana w ten sposób zwykle spełnia formę dokumentową z art. 77² Kodeksu cywilnego.

To nie jest podpis kwalifikowany. Jeśli przepis wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, na przykład przy poręczeniu, online spełnisz go tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ KC). Więcej przeczytasz w poradniku Czy podpis elektroniczny jest ważny?.

Czym to się różni od podpisu w aplikacji mObywatel

To dwie różne rzeczy, choć obie korzystają z mObywatela.

	HaloDokumenty z mObywatelem	Podpis kwalifikowany w mObywatelu
Do czego służy mObywatel	potwierdza tożsamość osoby, która wysyła umowę	służy do złożenia podpisu kwalifikowanego
Druga strona	podpisuje przez link, bez konta i bez mObywatela	składa własny podpis
Umieszczanie podpisów na stronach PDF	tak, przeciągasz pola na dokumencie	zależy od narzędzia
Kolejność podpisów, statusy i historia dokumentu	tak, w jednym miejscu	nie
Forma pisemna (art. 78¹ KC)	nie	tak

Podpis kwalifikowany wybierz, gdy umowa wymaga formy pisemnej. HaloDokumenty wybierz, gdy chcesz szybko zebrać podpisy kilku osób pod umową, która tej formy nie wymaga.

Bezpieczeństwo

Pliki szyfrujemy algorytmem AES-256-GCM przed zapisaniem na dysku, a połączenie chroni TLS.
Serwery są w Unii Europejskiej.
Po podpisaniu zapisujemy odcisk SHA-256 pliku. Każdy może sprawdzić na stronie weryfikacji dokumentu, czy ma oryginał.
Każda osoba dostaje własny link z unikalnym, losowym kodem. Nie przekazuj go innym.

Najczęstsze pytania

Czy mogę podpisać umowę przez mObywatel?

Tak, w tym sensie, że w HaloDokumenty potwierdzasz tożsamość aplikacją mObywatel, a potem podpisujesz i wysyłasz umowę online. Sam podpis w HaloDokumenty to podpis elektroniczny w rozumieniu eIDAS, a nie podpis kwalifikowany. Jeśli potrzebujesz podpisu kwalifikowanego, według gov.pl złożysz go w aplikacji mObywatel albo u kwalifikowanego dostawcy.

Czy druga strona też musi mieć mObywatel?

Nie. Druga strona dostaje e-mail z osobistym linkiem i podpisuje w przeglądarce. Nie musi zakładać konta ani instalować aplikacji. mObywatel jest potrzebny tylko osobie, która chce nim założyć konto.

Czy HaloDokumenty widzi mój PESEL?

Tak. login.gov.pl przekazuje nam imię, nazwisko i numer PESEL, żeby potwierdzić Twoją tożsamość. Nie widzimy Twoich haseł ani kodów z aplikacji. Zasady przetwarzania danych opisuje polityka prywatności.

Czy mogę założyć konto bez mObywatela?

Tak. Możesz założyć konto adresem e-mail i hasłem. Wtedy tożsamość nie jest potwierdzona przez państwo, ale wszystkie funkcje podpisywania działają tak samo.

Czy obcokrajowiec bez PESEL może podpisać dokument?

Tak, jeśli jest drugą stroną umowy. Do podpisania przez link wystarczy adres e-mail. Do konta przez login.gov.pl potrzebna jest aplikacja mObywatel. Konto możesz też założyć adresem e-mail i hasłem.

Czy za logowanie przez mObywatel trzeba płacić?

Nie. Logowanie przez login.gov.pl jest bezpłatne dla Ciebie. Płacisz tylko abonament HaloDokumenty według cennika, a przez pierwsze dni od założenia konta korzystasz bez opłat.

Źródła

Stan prawny sprawdzony 27 września 2026 r.

Wyślij pierwszą umowę do podpisu. Przez 14 dni korzystasz bez opłat.

Wypróbuj 14 dni bez opłat