1. Informacje ogólne
Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem przez nich z usług HaloDokumenty.
Administratorem danych osobowych jest HALO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Katowicach, ul. Warszawska 40/2A, 40-008 Katowice, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001145505, NIP: 9542880835, REGON: 540462426.
2. Zakres zbieranych danych
Zbieramy następujące dane osobowe:
- Imię i nazwisko
- Adres email
- Numer telefonu (potwierdzany kodem SMS)
- Dane firmy (opcjonalnie): nazwa, NIP, adres; dane firmy mogą być uzupełnione z publicznego rejestru REGON (GUS) na podstawie podanego NIP
- Przy logowaniu przez login.gov.pl (Węzeł Krajowy): imię, nazwisko, numer PESEL i datę urodzenia przekazane przez Węzeł Krajowy
- Przy logowaniu kontem Google: adres email oraz imię i nazwisko z konta Google
- Przy podpisywaniu dokumentów: obraz podpisu, imię i nazwisko osoby podpisującej, data i godzina podpisu oraz adres IP, zapisywane jako dowód złożenia podpisu
- Przy zabezpieczeniu dokumentu kodem z e-maila (jeśli nadawca włączy tę ochronę): wysyłamy osobie podpisującej 6-cyfrowy kod ważny 10 minut. Przechowujemy tylko skrót kodu, liczbę błędnych prób (najwyżej 5) i czas użycia; potwierdzenie kodu trafia do certyfikatu podpisów jako sposób dostępu do dokumentu
- Przy weryfikacji osób podpisujących, jeśli nadawca ją wybierze (dostępna od planu Core). Kod SMS: numer telefonu komórkowego osoby podpisującej podany przez nadawcę, kod ważny 10 minut (najwyżej 3 błędne próby na kod i 5 kodów na dobę), czas potwierdzenia, adres IP i informacja o przeglądarce. mObywatel (login.gov.pl): imiona i nazwisko przekazane przez Węzeł Krajowy, wynik ich porównania z imieniem i nazwiskiem podanym przez nadawcę, poziom uwierzytelnienia, czas, adres IP i informacja o przeglądarce, także przy nieudanym porównaniu (nadawca widzi jego wynik). Numeru PESEL i daty urodzenia osoby podpisującej nie zapisujemy, a osoba nie zakłada konta. Potwierdzenie trafia do certyfikatu podpisów, a numer telefonu zamaskowany (widać tylko ostatnie 3 cyfry)
- Przy udostępnieniu podpisanego dokumentu: adres e-mail osoby, której udostępniasz dokument, opcjonalna wiadomość do niej, data ważności linku (7, 14 albo 30 dni), data odwołania, liczba pobrań i data ostatniego pobrania. Przy utworzeniu i odwołaniu udostępnienia zapisujemy adres IP i informację o przeglądarce osoby, która to zrobiła
- Pliki od osób podpisujących: pliki PDF, JPG lub PNG przesłane na prośbę nadawcy (do 10 MB na plik), ich nazwa, rozmiar, skrót SHA-256, czas przesłania, adres IP i informacja o przeglądarce. Skrót pliku trafia do certyfikatu podpisów
- Dokumenty podpisane poza serwisem: plik PDF dodany przez użytkownika bez zmian, data podpisania, sposób podpisu podany przez użytkownika oraz imiona i nazwiska lub nazwy i opcjonalnie adresy e-mail stron. Do tych osób nie wysyłamy żadnych wiadomości, a podpisów w pliku nie sprawdzamy
- Baza klientów użytkownika: dane klientów wpisane przez użytkownika, zaimportowane z pliku CSV albo pobrane z publicznego rejestru REGON (GUS) po numerze NIP: nazwa firmy, NIP, REGON, adres, imię i nazwisko, stanowisko, adres e-mail, telefon, notatki i etykiety
- Przy wysyłce seryjnej: lista odbiorców wybranych z bazy klientów, po etykiecie albo z pliku CSV (najwyżej 500 w jednej wysyłce), nazwa pliku CSV oraz adres IP i informacja o przeglądarce przy potwierdzeniu wysyłki
- Przy wejściu z reklamy i przy zakładaniu konta: parametry kampanii z adresu strony (np. utm_campaign), identyfikator kliknięcia reklamy Meta (fbclid), identyfikatory z plików cookies _fbp, _fbc i hd_vid, domena strony, z której nastąpiło wejście, adres IP i informacja o przeglądarce
- Adres IP i dane techniczne przeglądarki
- Dane dotyczące korzystania z usługi
3. Przechowywanie dokumentów
W ramach świadczenia usług podpisywania dokumentów elektronicznych przechowujemy:
- Dokumenty PDF przesłane przez użytkowników
- Podpisane wersje dokumentów
- Obrazy podpisów elektronicznych
- Miniatury stron dokumentów
Szyfrowanie: Wszystkie dokumenty i podpisy są szyfrowane algorytmem AES-256-GCM przed zapisaniem. Oznacza to, że nawet w przypadku nieautoryzowanego dostępu do miejsca przechowywania, dane pozostają nieczytelne bez klucza szyfrowania.
Okres przechowywania: Dokumenty są przechowywane przez okres obowiązywania umowy z użytkownikiem oraz przez okres wymagany przepisami prawa (do 10 lat dla dokumentów księgowych).
Usuwanie: Dokumenty w wersji roboczej (niewysłane do podpisu) możesz usunąć samodzielnie w panelu użytkownika. Dokumentów wysłanych do podpisu nie można usunąć samodzielnie, ponieważ stanowią dowód dla wszystkich stron; ich usunięcia możesz zażądać, pisząc na adres podany w sekcji „Kontakt”. Zaszyfrowane kopie zapasowe są nadpisywane w cyklu rotacji kopii.
Pliki od podpisujących, dokumenty spoza serwisu i wysyłki seryjne: Pliki przesłane przez osoby podpisujące przechowujemy zaszyfrowane razem z dokumentem i usuwamy razem z nim. Dokumenty podpisane poza serwisem przechowujemy zaszyfrowane, tak jak pozostałe dokumenty, do czasu ich usunięcia w panelu użytkownika. Niepotwierdzoną wysyłkę seryjną usuwamy po 2 dniach. Wpisy kodów jednorazowych starsze niż doba usuwamy przy wysyłce kolejnego kodu tej samej osobie. Wyniki weryfikacji osób podpisujących (kod SMS, mObywatel) są częścią dowodu podpisu: przechowujemy je razem z dokumentem i usuwamy razem z nim.
4. Dostęp do dokumentów
Dostęp do Twoich dokumentów mają:
- Ty: jako właściciel dokumentu
- Osoby zaproszone: które dodasz jako podpisujących lub przeglądających
-
Upoważniony personel techniczny: wyłącznie w celach:
- Rozwiązywania problemów technicznych zgłoszonych przez użytkownika
- Zapewnienia bezpieczeństwa systemu
- Wypełnienia obowiązków prawnych
Personel techniczny jest zobowiązany do zachowania poufności na mocy umów o poufności oraz podlega ścisłym procedurom bezpieczeństwa. Każdy dostęp administracyjny jest logowany w celach audytowych.
Udostępnianie: Podpisany dokument możesz udostępnić osobie spoza obiegu podpisu, na przykład bankowi albo urzędowi. Osoba ta dostaje e-mailem link ważny 7, 14 albo 30 dni, przez który obejrzy i pobierze dokument. Link możesz w każdej chwili odwołać. Decyzja o udostępnieniu i wybór odbiorcy należą do Ciebie; odbiorca staje się wobec tych danych odrębnym administratorem.
Pliki przesłane przez osobę podpisującą widzi nadawca dokumentu.
5. Dane Twoich klientów
Dane osób, które wpisujesz do zakładki Klienci, wysyłasz do podpisu, którym udostępniasz dokumenty albo które wpisujesz jako strony dokumentów podpisanych poza serwisem, przetwarzamy w Twoim imieniu i na Twoje polecenie. Wobec tych danych to Ty jesteś administratorem, a HALO sp. z o.o. podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 28 RODO. Nie wykorzystujemy tych danych do własnych celów, w szczególności do marketingu.
Zasady powierzenia określa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Do czasu opublikowania jej wzoru w serwisie przekazujemy ją na życzenie: napisz na adres prywatnosc@halodokumenty.pl.
6. Cel przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzamy w celu:
- Świadczenia usług podpisywania dokumentów elektronicznych (podstawa: wykonanie umowy)
- Obsługi konta użytkownika (podstawa: wykonanie umowy)
- Kontaktu w sprawach związanych z usługą (podstawa: prawnie uzasadniony interes)
- Jednorazowego przypomnienia e-mail na 3 dni przed końcem okresu bez opłat, gdy w koncie nie ma jeszcze żadnego dokumentu; zapisujemy datę wysyłki i datę wejścia z linku w tej wiadomości (podstawa: prawnie uzasadniony interes, czyli pomoc w rozpoczęciu korzystania z usługi)
- Odpowiedzi na wiadomości z formularza kontaktowego: imię i nazwisko, adres email, treść wiadomości i adres IP (podstawa: prawnie uzasadniony interes)
- Wystawiania faktur i rozliczeń (podstawa: obowiązek prawny)
- Zapewnienia bezpieczeństwa usługi (podstawa: prawnie uzasadniony interes)
- Potwierdzenia adresu email i numeru telefonu przy zakładaniu konta (podstawa: prawnie uzasadniony interes, czyli bezpieczeństwo kont)
- Zapisania dowodu złożenia podpisu, aby strony mogły wykazać, kto i kiedy podpisał dokument (podstawa: prawnie uzasadniony interes)
- Wysłania kodu jednorazowego i potwierdzenia dostępu osoby podpisującej do jej adresu email (podstawa: prawnie uzasadniony interes, czyli bezpieczeństwo dostępu do dokumentu)
- Wysłania linku do udostępnionego dokumentu wskazanej przez Ciebie osobie (na Twoje polecenie, patrz sekcja 5)
- Przyjęcia plików, o które prosi nadawca dokumentu (na polecenie nadawcy, patrz sekcja 5)
- Prowadzenia Twojej bazy klientów i wysyłki dokumentów do wielu klientów naraz (na Twoje polecenie, patrz sekcja 5)
- Przechowywania dokumentów podpisanych poza serwisem w Twoim archiwum (na Twoje polecenie, patrz sekcja 5)
- Poprawy jakości usług (podstawa: prawnie uzasadniony interes)
- Pomiaru skuteczności naszych reklam w serwisach Meta (Facebook, Instagram), czyli sprawdzania, które reklamy prowadzą do założenia konta i zakupu planu (podstawa: prawnie uzasadniony interes, czyli marketing własnych usług; możesz się sprzeciwić, patrz sekcja 10)
7. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:
- Szyfrowanie w transmisji: SSL/TLS dla wszystkich połączeń (HTTPS)
- Szyfrowanie w spoczynku: AES-256-GCM dla wszystkich dokumentów i podpisów
- Kontrola dostępu: Wielopoziomowa autoryzacja i uwierzytelnianie
- Regularne kopie zapasowe: Szyfrowane kopie w oddzielnej lokalizacji
- Monitorowanie: Ciągłe monitorowanie bezpieczeństwa systemów
- Przeglądy bezpieczeństwa: Okresowe przeglądy bezpieczeństwa aplikacji i infrastruktury
8. Podmioty przetwarzające
W celu świadczenia usług korzystamy z zaufanych partnerów technologicznych:
- OVHcloud: Hosting aplikacji, bazy danych i zaszyfrowanych dokumentów (Unia Europejska)
- Cloudflare: Ochrona i przyspieszenie ruchu do serwisu (połączenia przechodzą przez sieć Cloudflare) oraz ochrona formularzy (kontakt, rejestracja, odzyskiwanie hasła) przed botami (Cloudflare Turnstile)
- Contabo i Microsoft Azure: Przechowywanie zaszyfrowanych kopii zapasowych
- SendGrid (Twilio): Wysyłka wiadomości email
- HostedSMS: Wysyłka kodów SMS potwierdzających numer telefonu oraz kodów SMS przed otwarciem dokumentu do podpisu
- Stripe: Obsługa płatności
Wszyscy partnerzy są związani umowami powierzenia przetwarzania danych (DPA) zgodnie z Art. 28 RODO i zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych. Jeśli dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (np. do USA), odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.
Logowanie przez zewnętrznych dostawców. Jeśli logujesz się przez login.gov.pl (Węzeł Krajowy Identyfikacji Elektronicznej, prowadzony przez Ministra Cyfryzacji) albo kontem Google, uwierzytelnienie odbywa się u tego dostawcy na jego zasadach, a do nas trafiają wyłącznie dane opisane w sekcji 2. Tak samo jest, gdy osoba podpisująca potwierdza tożsamość przez mObywatel w dokumencie, który tego wymaga.
Meta (Facebook, Instagram). Do pomiaru reklam przekazujemy Meta Platforms Ireland Limited (Merrion Road, Dublin 4, Irlandia) informacje o wejściach na stronę główną, cennik i strony kampanii oraz o założeniu konta, przejściu do płatności i zakupie planu: przez piksel Meta w przeglądarce i przez Conversions API z naszego serwera. Adres email, numer telefonu, imię, nazwisko i identyfikator konta przekazujemy wyłącznie jako skróty SHA-256, a oprócz nich adres IP, informację o przeglądarce i identyfikatory z plików cookies _fbp i _fbc. Nie przekazujemy treści dokumentów, danych osób podpisujących ani numeru PESEL. Za zebranie i przekazanie tych danych odpowiadamy wspólnie z Meta (współadministrowanie na warunkach Meta dla narzędzi biznesowych), a dalej Meta przetwarza je na własnych zasadach opisanych na facebook.com/privacy/policy.
Rejestr REGON. Gdy pobierasz dane firmy po numerze NIP (w swoich danych albo w bazie klientów), wysyłamy do Głównego Urzędu Statystycznego tylko ten numer NIP. GUS jest tu źródłem danych publicznych, a nie podmiotem przetwarzającym.
9. Prawa użytkownika
Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:
- Prawo dostępu: możesz uzyskać informacje o przetwarzaniu Twoich danych
- Prawo do sprostowania: możesz poprawić nieprawidłowe dane
- Prawo do usunięcia: możesz żądać usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym")
- Prawo do ograniczenia przetwarzania: możesz ograniczyć sposób wykorzystania danych
- Prawo do przenoszenia danych: możesz otrzymać swoje dane w formacie nadającym się do odczytu maszynowego
- Prawo do sprzeciwu: możesz sprzeciwić się przetwarzaniu w określonych celach
- Prawo do skargi: możesz złożyć skargę do Prezesa UODO
Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami pod adresem prywatnosc@halodokumenty.pl.
11. Zmiany polityki prywatności
Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności. O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników drogą mailową lub poprzez komunikat w serwisie. Zalecamy regularne sprawdzanie tej strony.
12. Kontakt
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się:
- Email: prywatnosc@halodokumenty.pl
- Adres: Warszawska 40/2A, 40-008 Katowice