Jak podpisać dokument zdalnie

Krótka odpowiedź

Dokument podpiszesz zdalnie, wysyłając go do podpisu w serwisie do podpisu elektronicznego. Wgrywasz plik PDF, wskazujesz, kto i w którym miejscu ma podpisać, a każda osoba dostaje e-mail z linkiem. Podpisuje w przeglądarce, a na końcu wszyscy dostają ten sam podpisany plik.

Zanim zaczniesz, sprawdź jedną rzecz: czy Twoja umowa nie wymaga formy pisemnej albo aktu notarialnego. Większość umów nie wymaga, ale kilka ważnych tak.

Krok 1: sprawdź, jakiej formy wymaga umowa

Umowy bez szczególnej formy, takie jak zlecenie, umowa B2B, NDA czy protokół odbioru, możesz podpisać zwykłym podpisem elektronicznym. Tak podpisana umowa spełnia formę dokumentową z art. 77² Kodeksu cywilnego.

Jeśli przepis wymaga formy pisemnej, jej elektronicznym odpowiednikiem jest kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 78¹ KC). Tak jest na przykład przy umowie o pracę (art. 29 § 2 Kodeksu pracy) i przy poręczeniu (art. 876 § 2 KC). Umowy wymagające aktu notarialnego, jak sprzedaż mieszkania, podpisujesz u notariusza.

Szczegóły i tabelę przykładów znajdziesz w poradniku Czy podpis elektroniczny jest ważny?.

Krok 2: przygotuj dokument w PDF

Zapisz umowę jako PDF. W Wordzie wybierz „Zapisz jako” i format PDF, w Dokumentach Google „Plik”, „Pobierz”, „Dokument PDF”. PDF wygląda tak samo na każdym urządzeniu, więc każdy podpisuje dokładnie tę samą treść.

Przed wysłaniem przeczytaj dokument jeszcze raz. Po wysłaniu do podpisu nie zmienisz już pliku: wszyscy podpisują tę samą, zamkniętą treść.

Krok 3: załóż konto i wgraj plik

W HaloDokumenty konto możesz założyć aplikacją mObywatel przez login.gov.pl. Wtedy Twoje imię i nazwisko potwierdza państwo, a druga strona wie, od kogo dostała umowę. Możesz też założyć konto adresem e-mail i hasłem.

Po zalogowaniu wgraj plik PDF i nadaj dokumentowi tytuł. Jeśli umowa ma załączniki, na przykład cennik, dodaj je jako kolejne pliki PDF tego samego dokumentu: wszyscy podpiszą cały komplet naraz.

Krok 4: dodaj osoby i zaznacz miejsca podpisów

Dodaj każdą osobę, która ma podpisać dokument: imię, nazwisko i adres e-mail. Możesz nadać jej rolę:

• podpisujący: musi podpisać dokument,
• do wglądu: widzi dokument, ale go nie podpisuje.

Potem przeciągnij pola na strony dokumentu. Do wyboru masz pole podpisu, parafkę, datę, pole tekstowe i pole wyboru. Każde pole przypisujesz konkretnej osobie.

Jeśli kolejność ma znaczenie, na przykład najpierw podpisuje klient, potem firma, włącz podpisywanie po kolei. Kolejna osoba dostanie link dopiero po podpisie poprzedniej.

Przy wysyłce możesz jeszcze:

• ustawić termin podpisu i (od planu Core) automatyczne przypomnienia e-mailem co 2, 3 albo 7 dni,
• dodać wiadomość do osób podpisujących,
• od planu Core włączyć kod z e-maila, który osoba wpisze przed otwarciem dokumentu,
• od planu Core poprosić o plik, na przykład pełnomocnictwo, który osoba prześle na stronie podpisu.

Krok 5: wyślij i śledź status

Po wysłaniu każda osoba dostaje e-mail z osobistym linkiem. W szczegółach dokumentu widzisz, kto już otworzył i kto podpisał dokument, a osobom, które zwlekają, przypomnisz jednym przyciskiem.

Pomyliłeś się albo zmieniły się warunki? Dokument, którego nie podpisali jeszcze wszyscy, możesz wycofać. Po wycofaniu nikt już go nie podpisze.

Krok 6: jak podpisuje druga strona

Druga strona nie potrzebuje konta ani aplikacji:

1. Otwiera link z e-maila na komputerze albo telefonie.
2. Czyta dokument w przeglądarce.
3. Klika swoje pola i wybiera sposób podpisu: wpisane imię i nazwisko, parafkę albo podpis narysowany palcem lub myszką.
4. Uzupełnia pola daty i tekstu, jeśli są.
5. Potwierdza podpis.

Może też odmówić podpisania i podać powód. Zobaczysz to w historii dokumentu.

Krok 7: odbierz podpisany dokument

Gdy podpiszą wszyscy, każda osoba dostaje e-mailem PDF z dołączonym certyfikatem podpisów. Certyfikat zawiera imiona i nazwiska, adresy e-mail, datę i godzinę podpisów w czasie polskim, adres IP, przeglądarkę, sposób dostępu do dokumentu, odcisk SHA-256 pliku oraz link do weryfikacji.

Każdy, kto dostanie ten plik, może na stronie weryfikacji dokumentu sprawdzić, czy jest oryginałem. Więcej w poradniku Jak sprawdzić podpis elektroniczny.

Zanim podpiszesz umowę online: lista kontrolna

• Czy umowa nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności albo aktu notarialnego?
• Czy w umowie ramowej strony nie zastrzegły szczególnej formy dla zmian i aneksów?
• Czy dane stron (imiona, nazwiska, nazwy firm, adresy) są poprawne?
• Czy plik PDF zawiera wszystkie strony i załączniki?
• Czy adresy e-mail osób podpisujących są właściwe?
• Czy kolejność podpisów ma znaczenie?
• Czy każdy dostanie kopię podpisanego dokumentu? W HaloDokumenty tak, e-mailem.

Najczęstsze pytania

Jak podpisać dokument bez drukarki?

Podpisz go elektronicznie. Wgraj PDF do serwisu do podpisu elektronicznego, zaznacz miejsce podpisu i podpisz w przeglądarce. Nie musisz drukować ani skanować. Przy umowach wymagających formy pisemnej użyj podpisu kwalifikowanego.

Jak podpisać PDF na telefonie?

Otwórz link do podpisu w przeglądarce telefonu, dotknij pola podpisu i narysuj podpis palcem albo wpisz imię i nazwisko. W HaloDokumenty strona podpisu działa na telefonie tak samo jak na komputerze i nie wymaga instalowania aplikacji.

Ile osób może podpisać jeden dokument?

Tyle, ile przewiduje Twój plan. Limity osób podpisujących na dokument dla każdego planu znajdziesz w cenniku.

Czy mogę ustalić kolejność podpisywania?

Tak. Włącz podpisywanie po kolei i ustaw kolejność osób. Każda kolejna osoba dostanie link dopiero wtedy, gdy podpisze poprzednia.

Co jeśli ktoś nie podpisze dokumentu?

Dokument czeka na jego podpis, a Ty widzisz status w historii. Możesz też wycofać dokument, zanim wszyscy go podpiszą. Jeśli ktoś odmówi, zobaczysz jego odmowę i powód w historii dokumentu.

Czy podpisany dokument mogę jeszcze zmienić?

Nie. Po podpisaniu treść jest zamknięta, a każda zmiana pliku zmieniłaby jego odcisk SHA-256 i strona weryfikacji pokazałaby, że to nie jest oryginał. Jeśli trzeba coś zmienić, przygotujcie aneks i podpiszcie go osobno.

Źródła

• Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 795, art. 76, 77, 77², 78¹, 876.
• Kodeks pracy, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 1245, art. 29 § 2.
• Rozporządzenie (UE) nr 910/2014 (eIDAS), tekst skonsolidowany z 18 października 2024 r., art. 25.

Stan prawny sprawdzony 27 września 2026 r.