W skrócie
- Rodzaj podpisu zależy od formy, jakiej przepisy wymagają dla danej czynności.
- Gdy ustawa nie zastrzega formy, wystarczy zwykły podpis elektroniczny.
- Forma dokumentowa (art. 77² KC) też wystarcza przy podpisie online, na przykład przy pożyczce powyżej 1000 zł.
- Forma pisemna wymaga online podpisu kwalifikowanego (art. 78¹ KC).
- Akt notarialny wymaga notariusza, niezależnie od rodzaju podpisu.
Sprawdź swój dokument
Jak czytać tabelę
Sprawdź, jakiej formy wymagają przepisy, a będziesz wiedzieć, jakiego podpisu potrzebujesz. Jeśli ustawa nie wymaga żadnej formy albo wymaga formy dokumentowej, wystarczy zwykły podpis elektroniczny, na przykład w HaloDokumenty. Jeśli wymaga formy pisemnej, online potrzebujesz podpisu kwalifikowanego. Akt notarialny zawsze oznacza wizytę u notariusza.
Definicje poszczególnych podpisów znajdziesz w poradniku Rodzaje podpisu elektronicznego; tu skupiamy się na decyzji dla konkretnego dokumentu. Tabela obejmuje najczęstsze dokumenty. Pamiętaj, że strony mogą same zastrzec w umowie szczególną formę, na przykład dla aneksów. Wtedy obowiązuje forma z umowy.
Tabela: dokument, forma, podpis
| Dokument | Wymagana forma | Jaki podpis wystarczy | Podstawa prawna |
|---|---|---|---|
| Umowa zlecenia, umowa o dzieło, umowa o świadczenie usług | brak szczególnej formy | Tak, zwykły podpis elektroniczny | art. 627, 734, 750 KC |
| Umowa o współpracy B2B | brak szczególnej formy w Kodeksie cywilnym | Tak, zwykły podpis elektroniczny | art. 60 KC |
| Umowa o zachowaniu poufności (NDA) | brak szczególnej formy | Tak, zwykły podpis elektroniczny | art. 60, 72¹ KC |
| Umowa sprzedaży rzeczy ruchomej, na przykład samochodu | brak szczególnej formy | Tak, zwykły podpis elektroniczny | art. 535 KC |
| Umowa pożyczki do 1000 zł | brak szczególnej formy | Tak, zwykły podpis elektroniczny | art. 720 KC |
| Umowa pożyczki powyżej 1000 zł | forma dokumentowa | Tak, podpis online spełnia formę dokumentową | art. 720 § 2, art. 77² KC |
| Protokół odbioru | brak szczególnej formy | Tak, zwykły podpis elektroniczny | art. 60 KC |
| Wypowiedzenie umowy zawartej w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej | forma dokumentowa, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną | Tak, jeśli ustawa ani umowa nie wymagają innej formy | art. 77 § 2 KC |
| Umowa najmu na czas do roku | brak szczególnej formy | Tak, zwykły podpis elektroniczny | art. 659, 660 KC |
| Umowa najmu nieruchomości na czas dłuższy niż rok | forma pisemna; bez niej umowa jest na czas nieoznaczony | Kwalifikowany, jeśli umowa ma być na czas oznaczony | art. 660 KC |
| Wypowiedzenie najmu lokalu mieszkalnego przez właściciela | forma pisemna pod rygorem nieważności, z podaniem przyczyny | Kwalifikowany podpis elektroniczny | art. 11 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów |
| Umowa najmu okazjonalnego lokalu | oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego | Nie wystarczy żaden podpis online, potrzebny notariusz | art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów |
| Umowa o roboty budowlane | powinna być stwierdzona pismem (forma dla celów dowodowych) | Kwalifikowany daje pewność; zwykły nie unieważnia umowy | art. 648 § 1, art. 74 KC |
| Umowa o pracę | na piśmie; bez tej formy umowa jest ważna, ale pracodawca musi potwierdzić jej warunki na piśmie | Kwalifikowany, jeśli chcesz zachować formę pisemną | art. 29 § 2 Kodeksu pracy, art. 78¹ KC |
| Pełnomocnictwo ogólne | forma pisemna pod rygorem nieważności | Kwalifikowany podpis elektroniczny | art. 99 § 2 KC |
| Pełnomocnictwo do konkretnej czynności | taka forma jak dla tej czynności, jeśli jest szczególna | Zależy od formy czynności, do której upoważnia | art. 99 § 1 KC |
| Aneks do umowy | taka forma, jaką ustawa lub strony przewidziały dla zawarcia umowy | Zależy od formy umowy głównej | art. 77 § 1 KC |
| Poręczenie | forma pisemna pod rygorem nieważności | Kwalifikowany podpis elektroniczny | art. 876 § 2 KC |
| Umowa sprzedaży mieszkania lub działki | akt notarialny | Nie wystarczy żaden podpis online, potrzebny notariusz | art. 158 KC |
| Darowizna | akt notarialny dla oświadczenia darczyńcy | Nie wystarczy żaden podpis online, chyba że darowizna została już wykonana | art. 890 § 1 KC |
Co oznaczają poszczególne formy
Brak szczególnej formy. Umowę możesz zawrzeć w dowolny sposób, także ustnie albo mailem. Podpis online daje przede wszystkim dowód: kto, kiedy i pod jaką treścią się podpisał.
Forma dokumentowa. Wystarczy oświadczenie w postaci dokumentu, które pozwala ustalić, kto je złożył (art. 77² KC). Umowa podpisana w HaloDokumenty ją spełnia: PDF zawiera treść, a certyfikat podpisów wskazuje osoby i daty.
Forma pisemna. Wymaga własnoręcznego podpisu (art. 78 KC) albo, online, podpisu kwalifikowanego (art. 78¹ KC). Sprawdź, czy jest wymagana pod rygorem nieważności, dla celów dowodowych, czy dla wywołania określonych skutków. Od tego zależy, co się stanie, jeśli jej nie zachowasz (art. 73 i 74 KC).
Akt notarialny. Sporządza go notariusz. Żaden podpis elektroniczny złożony samodzielnie go nie zastąpi.
Najczęstsze pytania
Skąd mam wiedzieć, jakiej formy wymaga moja umowa?
Sprawdź przepisy o danym rodzaju umowy w Kodeksie cywilnym albo w ustawie szczególnej i postanowienia samej umowy. Jeśli przepis mówi „na piśmie”, „pod rygorem nieważności” albo „w formie aktu notarialnego”, forma jest wymagana. Jeśli milczy, forma jest dowolna. Przy ważnych umowach zapytaj prawnika.
Czy pożyczkę rodzinną mogę podpisać online?
Tak. Umowa pożyczki powyżej 1000 zł wymaga formy dokumentowej (art. 720 § 2 KC), a podpis online w HaloDokumenty ją spełnia. Pożyczka do 1000 zł nie wymaga żadnej szczególnej formy. Umowa pożyczki może też rodzić obowiązki podatkowe; sprawdź je na podatki.gov.pl.
Co się stanie, jeśli podpiszę online umowę, która wymaga formy pisemnej?
To zależy od rygoru. Przy rygorze nieważności umowa jest nieważna (art. 73 § 1 KC). Przy formie dla celów dowodowych umowa jest ważna, ale możesz mieć trudniej z dowodzeniem w sporze (art. 74 KC). Przy formie dla wywołania skutków umowa jest ważna, ale bez tych skutków, na przykład najem na dłużej niż rok staje się najmem na czas nieoznaczony.
Czy pełnomocnictwo mogę podpisać online?
Pełnomocnictwo ogólne wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, więc online tylko podpisem kwalifikowanym. Pełnomocnictwo do konkretnej czynności wymaga takiej formy, jakiej wymaga ta czynność (art. 99 KC). Jeśli czynność nie wymaga szczególnej formy, wystarczy zwykły podpis online.
Czy kreator zastępuje poradę prawną?
Nie. Tabela pokazuje ogólne zasady z Kodeksu cywilnego i kilku ustaw. Przepisy szczególne i postanowienia Twojej umowy mogą wymagać innej formy.
Źródła
- Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 795, art. 60, 72¹, 73, 74, 77, 77², 78, 78¹, 99, 158, 535, 627, 648, 659, 660, 720, 734, 750, 876, 890.
- Kodeks pracy, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 1245, art. 29 § 2.
- Ustawa o ochronie praw lokatorów, tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 725, art. 11, 19a.
Stan prawny sprawdzony 27 września 2026 r.
Wyślij pierwszą umowę do podpisu. Przez 14 dni korzystasz bez opłat.
Wypróbuj 14 dni bez opłat