Jak sprawdzić podpis elektroniczny

Krótka odpowiedź

Podpis elektroniczny sprawdzisz narzędziem, które rozumie dany rodzaj podpisu. Podpisy kwalifikowane, zaufane i osobiste zweryfikujesz bezpłatnie na gov.pl w usłudze „Podpisz dokument elektronicznie”. Dokument podpisany w HaloDokumenty sprawdzisz na stronie weryfikacji dokumentu: wgrywasz PDF i od razu widzisz, czy to oryginał.

Po czym poznać, jakim podpisem podpisano dokument

• Podpis kwalifikowany: plik zawiera podpis cyfrowy z certyfikatem wydanym przez kwalifikowanego dostawcę. Przeglądarka PDF zwykle pokazuje pasek z informacją o podpisie.
• Podpis zaufany lub osobisty: często jest to plik z rozszerzeniem .xml albo PDF z podpisem w formacie PAdES, z informacją o podpisie zaufanym lub osobistym.
• Dokument z HaloDokumenty: na końcu pliku jest strona „Certyfikat podpisów” z listą osób, datami podpisów, odciskiem SHA-256 i linkiem do weryfikacji.

Jak sprawdzić podpis kwalifikowany, zaufany i osobisty

1. Wejdź na stronę gov.pl „Podpisz dokument elektronicznie”.
2. Wybierz „Podpisz lub sprawdź dokument”.
3. Dodaj plik. Usługa przyjmuje do 5 plików naraz, łącznie do 25 MB.
4. Odczytaj wynik: kto podpisał, jakim podpisem i czy podpis jest poprawny.

Usługa jest bezpłatna i działa w przeglądarce.

Jak sprawdzić dokument z HaloDokumenty

1. Otwórz stronę Sprawdź autentyczność dokumentu.
2. Przeciągnij plik PDF albo wybierz go z dysku. Plik może mieć do 25 MB.
3. Serwis liczy odcisk SHA-256 pliku i porównuje go z odciskami dokumentów podpisanych w HaloDokumenty.
4. Jeśli odcisk się zgadza, widzisz tytuł dokumentu, datę zakończenia i osoby, które go podpisały.

Nie potrzebujesz konta. Pliku nie zapisujemy, liczymy tylko jego odcisk.

Zrzut ekranu: strona weryfikacji dokumentu, na której wgrywasz podpisany PDF.

Zrzut ekranu: wynik weryfikacji przykładowego dokumentu testowego „Umowa najmu lokalu”. Widać status, osobę, która podpisała, daty i odcisk SHA-256.

Możesz też otworzyć link z certyfikatu podpisów. Prowadzi do strony z danymi tego konkretnego dokumentu.

Czym jest odcisk SHA-256

SHA-256 to funkcja skrótu. Z zawartości pliku liczy 64 znaki, na przykład 3a7bd3e2360a3d.... Ten sam plik zawsze daje ten sam odcisk. Zmiana choćby jednego znaku, przecinka albo piksela daje zupełnie inny.

Dlatego odcisk nadaje się do sprawdzania oryginalności. Po zakończeniu podpisywania HaloDokumenty zapisuje odcisk gotowego pliku. Gdy ktoś później wgra plik do weryfikacji, wystarczy porównać dwa odciski.

Co oznacza wynik

Dokument znaleziony. Plik jest identyczny z tym, który powstał po podpisaniu w HaloDokumenty. Sprawdź, czy tytuł, osoby i daty zgadzają się z tym, czego się spodziewasz.

Dokumentu nie znaleziono. Możliwe przyczyny:

• plik został zmieniony po podpisaniu, na przykład ktoś go edytował, wydrukował do PDF albo skompresował,
• wgrywasz wersję bez certyfikatu podpisów, a nie końcową,
• dokument nie został podpisany w HaloDokumenty,
• podpisywanie jeszcze trwa i końcowy plik nie powstał.

Poproś nadawcę o oryginalny plik z e-maila z podpisanym dokumentem i sprawdź ponownie.

Najczęstsze pytania

Jak sprawdzić, czy PDF jest podpisany?

Otwórz plik w przeglądarce PDF i poszukaj informacji o podpisie cyfrowym albo strony z certyfikatem podpisów. Podpis kwalifikowany, zaufany i osobisty zweryfikujesz w usłudze „Podpisz dokument elektronicznie” na gov.pl. Dokument z HaloDokumenty sprawdzisz na stronie weryfikacji.

Czy weryfikacja w HaloDokumenty jest płatna?

Nie. Ze strony weryfikacji może skorzystać każdy, bez konta i bez opłat. Pliku nie zapisujemy, liczymy tylko jego odcisk SHA-256.

Dlaczego weryfikacja pokazuje, że dokumentu nie znaleziono?

Najczęściej plik zmieniono po podpisaniu albo wgrano wersję bez certyfikatu podpisów. Nawet ponowne zapisanie PDF w innym programie zmienia odcisk. Użyj oryginalnego pliku z e-maila.

Czy mogę sprawdzić dokument podpisany w innym serwisie?

W HaloDokumenty nie, bo porównujemy odciski tylko z dokumentami podpisanymi u nas. Podpisy kwalifikowane, zaufane i osobiste sprawdzisz w usłudze na gov.pl. Dokumenty z innych serwisów sprawdzisz narzędziem ich dostawcy.

Co to jest PAdES?

PAdES to standard podpisu elektronicznego zapisanego wewnątrz pliku PDF. Taki podpis widać w przeglądarkach PDF i można go sprawdzić bez dodatkowych plików. Usługa na gov.pl pozwala wybrać ten format przy podpisywaniu.

Źródła

• Gov.pl: Podpisz dokument elektronicznie.
• Rozporządzenie (UE) nr 910/2014 (eIDAS), tekst skonsolidowany z 18 października 2024 r., art. 25, art. 26.

Stan prawny sprawdzony 27 września 2026 r.