Pytania i odpowiedzi

Do potwierdzenia tożsamości osoby, która zakłada konto. Logujesz się przez login.gov.pl aplikacją mObywatel, a my dostajemy od państwa Twoje imię, nazwisko i numer PESEL. Szczegóły opisuje poradnik Podpis elektroniczny z mObywatelem.

Nie. Konto założysz też zwykłym adresem e-mail i hasłem. Osoby, którym wysyłasz dokument, w ogóle nie potrzebują konta.

Zaloguj się adresem e-mail i hasłem, jeśli takie konto założyłeś. Jeśli masz konto tylko przez login.gov.pl, a nie możesz się zalogować, napisz do nas.

Nie. Imię i nazwisko z potwierdzonej tożsamości są zablokowane, żeby nikt nie mógł ich zmienić i podszyć się pod Ciebie.

Nie. Logowanie odbywa się na stronie login.gov.pl i w aplikacji mObywatel. Do nas trafia tylko potwierdzenie tożsamości z danymi osobowymi, bez haseł i kodów.

Tak, jeśli przepisy nie wymagają dla niej formy pisemnej pod rygorem nieważności albo aktu notarialnego. Podpis w HaloDokumenty to podpis elektroniczny w rozumieniu eIDAS, a umowa zwykle spełnia formę dokumentową z art. 77² Kodeksu cywilnego. Przykłady i wyjątki opisuje poradnik Czy podpis elektroniczny jest ważny?.

Tych, dla których ustawa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, na przykład poręczenia, albo aktu notarialnego, na przykład sprzedaży mieszkania. Umowę o pracę Kodeks pracy każe zawrzeć na piśmie, więc zdalnie podpisuj ją kwalifikowanym podpisem.

Tak, jeśli umowa główna nie zastrzega dla zmian formy pisemnej. Aneks wymaga takiej formy, jaką ustawa albo strony przewidziały dla zawarcia umowy (art. 77 § 1 KC). Sprawdź postanowienia umowy głównej przed wysłaniem aneksu.

Często tak. Jeśli umowę zawarto w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej wypowiedzenie wymaga formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną (art. 77 § 2 KC). Forma dokumentowa to dokładnie to, co daje podpis w HaloDokumenty.

Tak, dla typowych umów handlowych przepisy nie wymagają formy pisemnej. Dodatkowo między przedsiębiorcami nie stosuje się ograniczeń dowodowych za brak formy zastrzeżonej dla celów dowodowych (art. 74 § 4 KC).

Pliki PDF do 50 MB. Do jednego dokumentu możesz dodać kilka plików PDF, na przykład umowę i osobny cennik: wszyscy podpisują cały komplet w jednym procesie, a każdy plik dostaje własną podpisaną wersję. Większość edytorów, w tym Word, Dokumenty Google i LibreOffice, zapisze dokument jako PDF jednym poleceniem.

Pole podpisu, parafkę, datę, pole tekstowe i pole wyboru. Każde pole przeciągasz w wybrane miejsce na stronie i przypisujesz konkretnej osobie.

Otwiera link z e-maila, czyta dokument w przeglądarce i wybiera sposób podpisu: wpisane imię i nazwisko, parafkę albo podpis narysowany palcem lub myszką. Potem potwierdza podpis. Nie musi zakładać konta.

Tak. Na stronie podpisu może odmówić i podać powód. Zobaczysz odmowę w historii dokumentu.

Tak, dopóki nie podpiszą go wszyscy. Po wycofaniu nikt już nie złoży pod nim podpisu. Tego nie da się cofnąć, więc w razie potrzeby wyślij dokument ponownie.

Tak. W szczegółach dokumentu widzisz, kiedy dana osoba otworzyła dokument i kiedy go podpisała.

Podpisujący musi podpisać dokument, żeby podpisywanie się zakończyło. Osoba do wglądu widzi dokument, ale go nie podpisuje.

Tak. Włącz podpisywanie po kolei. Każda kolejna osoba dostanie link dopiero wtedy, gdy podpisze poprzednia.

Tak. Przy wysyłce wybierasz termin, do którego osoby mają podpisać dokument. Po terminie nikt już go nie podpisze, a dokument dostaje status „Termin minął”. Termin zmienisz w szczegółach dokumentu, a gdy minie, ustawisz tam nowy i podpisywanie ruszy dalej.

Tak, e-mailem. Od planu Core przy wysyłce wybierasz przypomnienia automatyczne co 2, 3 albo 7 dni. Wychodzą najwyżej trzy, między 8:00 a 20:00, i tylko do osób, które jeszcze nie podpisały. Jeśli dokument ma termin, tuż przed nim wyślemy jeszcze jedno. W każdym planie przypomnisz też ręcznie w szczegółach dokumentu, jednej osobie albo wszystkim oczekującym.

Jeśli dokument nadal czeka na podpis, na stronie wygasłego linku osoba podpisująca poprosi o nowy. Wyślemy go tylko na adres e-mail, który podał nadawca.

Tak. W zakładce Klienci dodasz osobę albo firmę ręcznie, pobierzesz dane firmy z GUS po numerze NIP albo zaimportujesz listę z pliku CSV. Dodając osobę do dokumentu, wybierasz ją z listy, a w teczce klienta widzisz jego dokumenty.

Tak. Wysłany albo przygotowany dokument zapiszesz poleceniem Zapisz jako szablon. Szablon pamięta plik PDF i pola, a od planu Core także role osób, termin, przypomnienia i wiadomość, więc przy następnej umowie wybierasz tylko osoby. Treści ze zmiennymi szablon nie uzupełnia, plik zostaje taki, jak go wgrałeś.

Tak, od planu Core, przez wysyłkę seryjną z szablonu. Odbiorców wybierasz spośród zaznaczonych klientów, klientów z wybraną etykietą albo z pliku CSV, najwyżej 500 w jednej wysyłce. Każdy klient dostaje osobny dokument i własny link. Postęp widzisz na bieżąco, nieudane wysyłki ponowisz, a podpisane pliki pobierzesz w jednej paczce ZIP.

Tak, od planu Core. Przy osobie podpisującej dodajesz prośbę o plik, na przykład odpis z KRS albo pełnomocnictwo. Osoba prześle go na stronie podpisu jako PDF, JPG albo PNG, do 10 MB na plik. Przesłane pliki znajdziesz w szczegółach dokumentu.

Tak, od planu Core. Przy wysyłce włączasz dodatkową ochronę. Zanim osoba otworzy dokument, wpisze 6-cyfrowy kod, który wyślemy e-mailem na jej adres z zaproszenia. Dzięki temu sam przekazany dalej link nie wystarczy do podpisu.

Na liście dokumentów filtrujesz po statusie, kliencie, dacie i nazwie, a listę wyeksportujesz do pliku CSV. Od planu Core, zaznaczając kilka dokumentów, pobierzesz ich podpisane pliki w jednej paczce ZIP, przypomnisz o podpisie, przeniesiesz je do archiwum albo wycofasz te, które czekają na podpisy. Dokument w archiwum nie znika: znajdziesz go w widoku archiwum i w każdej chwili przywrócisz.

Tak. W szczegółach dokumentu utworzysz jego kopię jako nowy szkic z tymi samymi plikami, osobami i polami, a potem zmienisz to, co trzeba, i wyślesz.

Tak, od planu Core. Umowę podpisaną na papierze (skan), podpisem kwalifikowanym albo zaufanym dodasz jako plik PDF z datą podpisania, stronami i klientem, do którego teczki trafi. Plik zapisujemy bez zmian i nie sprawdzamy zawartych w nim podpisów, więc taki dokument nie ma certyfikatu HaloDokumenty ani strony weryfikacji. Jest za to na liście dokumentów, w wyszukiwarce i w paczce ZIP.

Gdy podpiszą wszystkie osoby. Wtedy każda z nich dostaje e-mailem PDF z dołączonym certyfikatem podpisów. Nadawca znajdzie go też na swoim koncie.

Imiona i nazwiska osób, ich adresy e-mail, datę i godzinę każdego podpisu w czasie polskim, adres IP, przeglądarkę i system, sposób dostępu do dokumentu (osobisty link z e-maila, a jeśli był włączony, także kod z e-maila), treść zaakceptowanej zgody, odcisk SHA-256 dokumentu, skrót treści zapisany przy każdym podpisie (powiązany z podpisem kodem HMAC, sprawdzanym na stronie weryfikacji) i link do strony weryfikacji. Certyfikat jest dołączony do podpisanego pliku PDF.

Wgraj PDF na stronie weryfikacji dokumentu. Serwis porówna odcisk SHA-256 pliku z odciskami dokumentów podpisanych w HaloDokumenty. Szczegóły opisuje poradnik Jak sprawdzić podpis elektroniczny.

Nie. Stronę weryfikacji może otworzyć każdy. Pliku nie zapisujemy, liczymy tylko jego odcisk.

Nie. Pokazuje tytuł, status, datę zakończenia i osoby, które podpisały. Treść widzą strony dokumentu i osoby, którym nadawca udostępni go linkiem.

Pliki szyfrujemy algorytmem AES-256-GCM przed zapisaniem na dysku, a połączenie chroni TLS. Po podpisaniu zapisujemy odcisk SHA-256 dokumentu, żeby można było wykazać, że nikt go nie zmienił.

Na serwerach w Unii Europejskiej. Listę podmiotów, które przetwarzają dane w naszym imieniu, znajdziesz w polityce prywatności.

Ty i osoby, które dodasz do dokumentu. Każda z nich dostaje własny link. Nie przekazuj linków do podpisu innym osobom. Podpisany dokument możesz też udostępnić osobie spoza obiegu, na przykład w banku albo urzędzie: dostaje ona e-mailem link ważny 7, 14 albo 30 dni, który w każdej chwili możesz odwołać w szczegółach dokumentu.

Tak, od planu Core. W szczegółach podpisanego dokumentu podajesz adres e-mail osoby, na przykład z banku albo urzędu. Dostaje ona link ważny 7, 14 albo 30 dni, przez który obejrzy i pobierze dokument. Link w każdej chwili odwołasz w szczegółach dokumentu.

Imię i nazwisko, adres e-mail, datę i godzinę podpisu, adres IP, informację o przeglądarce i systemie, treść zaakceptowanej zgody oraz sposób dostępu do dokumentu. Zapisujemy je jako dowód złożenia podpisu, żeby strony mogły wykazać, kto i kiedy podpisał dokument.

Przetwarzamy dane zgodnie z RODO i opisujemy to w polityce prywatności: jakie dane zbieramy, w jakim celu, jak długo je przechowujemy i jakie masz prawa.

Tak. Przez pierwsze 14 dni od założenia konta korzystasz z serwisu bez opłat, z pełnym dostępem do funkcji planu Core. Plany znajdziesz w cenniku.

Konto przechodzi w tryb tylko do odczytu: nadal przeglądasz i pobierasz swoje dokumenty, a do wysyłania nowych potrzebny jest plan. Okres bez opłat nie zamienia się sam w płatny plan.

Są trzy plany, płatne co miesiąc, co kwartał albo co rok:

• Start: 29 zł netto miesięcznie (5 dokumentów miesięcznie, 2 osoby podpisujące na dokument), a do tego szablony, ręczne przypomnienia, kartoteka klientów z GUS, historia dokumentu i eksport CSV.
• Core: 49 zł netto miesięcznie (bez limitu dokumentów, 10 osób podpisujących na dokument), a do tego wysyłka seryjna, przypomnienia automatyczne, kod z e-maila, pliki od podpisujących, udostępnianie linkiem, akcje masowe z paczką ZIP i dokumenty spoza serwisu.
• Skala: 199 zł netto miesięcznie (wszystko z planu Core, bez limitu osób podpisujących).

Aktualne ceny netto i pełną listę funkcji znajdziesz w cenniku.

Nie. W cenniku podajemy ceny netto, a do płatności doliczamy VAT.

Płatności obsługuje Stripe. Płacisz z góry za wybrany okres. Danych karty nie zapisujemy u siebie.

Tak. Nie ma umów na czas określony. Po anulowaniu korzystasz z planu do końca opłaconego okresu.

Nie. Płaci tylko osoba, która wysyła dokumenty do podpisu. Podpisywanie przez link jest bezpłatne i nie wymaga konta.

Przez formularz kontaktowy, e-mailem na kontakt@halodokumenty.pl albo telefonicznie: +48 570 536 333. HaloDokumenty tworzy Halo sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach.