W skrócie
- Kodeks cywilny nie wymaga dla umowy o współpracy B2B żadnej szczególnej formy.
- Zwykły podpis elektroniczny wystarczy, a umowa spełnia formę dokumentową.
- Między przedsiębiorcami nie obowiązują ograniczenia dowodowe za brak formy zastrzeżonej dla celów dowodowych (art. 74 § 4 KC).
- Jeśli umowa ramowa zastrzega formę pisemną dla zmian, aneks online może nie wystarczyć.
- Umowę może podpisać osoba uprawniona do reprezentacji firmy albo pełnomocnik.
Krótka odpowiedź
Tak, umowę B2B podpiszesz online zwykłym podpisem elektronicznym. Przepisy nie wymagają dla umów o współpracy między firmami szczególnej formy, a oświadczenie woli można złożyć także w postaci elektronicznej (art. 60 KC). Podpisana online umowa spełnia formę dokumentową (art. 77² KC).
Co mówią przepisy
Umowa B2B to potoczna nazwa umowy między przedsiębiorcami, najczęściej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu (art. 750 KC), albo umowy o dzieło (art. 627 KC). Żadna z nich nie wymaga szczególnej formy.
Dwie zasady ułatwiają obrót między firmami:
- Brak ograniczeń dowodowych. Przepisów o skutkach niezachowania formy przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności między przedsiębiorcami (art. 74 § 4 KC). W sporze możesz udowadniać zawarcie umowy każdym dowodem.
- Pismo potwierdzające. Jeśli firma niezwłocznie potwierdzi w dokumencie umowę zawartą bez formy dokumentowej, a dokument zawiera nieistotne zmiany lub uzupełnienia, strony wiąże umowa w brzmieniu potwierdzenia, chyba że druga strona niezwłocznie się sprzeciwi (art. 77¹ § 2 KC).
Kto podpisuje za firmę
Za spółkę podpisują osoby wskazane w KRS zgodnie z zasadą reprezentacji, na przykład prezes zarządu samodzielnie albo dwóch członków zarządu łącznie. Za jednoosobową działalność podpisuje właściciel. Może to też zrobić pełnomocnik.
W HaloDokumenty dodajesz każdą osobę, która ma podpisać, jako osobę podpisującą. Jeśli reprezentacja jest łączna, dodaj obie osoby. Możesz też ustawić kolejność: najpierw podpisuje kontrahent, potem Twoja firma.
Aneksy i umowy ramowe
Aneks wymaga takiej formy, jaką ustawa albo strony przewidziały dla zawarcia umowy (art. 77 § 1 KC). Wiele umów ramowych zawiera klauzulę „zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności”. Wtedy aneks podpisany zwykłym podpisem online może być nieważny, a potrzebny będzie podpis kwalifikowany albo papier.
Jeśli sam przygotowujesz umowę i chcesz podpisywać aneksy online, zapisz w niej, że zmiany wymagają formy dokumentowej. Rozwiązanie, odstąpienie i wypowiedzenie umowy zawartej w formie dokumentowej wymagają formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną (art. 77 § 2 KC).
Jak podpisać umowę B2B online
- Zapisz umowę razem z załącznikami (zakres prac, cennik, SLA) jako jeden PDF.
- Wgraj go do HaloDokumenty i dodaj osoby podpisujące z obu firm.
- Zaznacz pola podpisów, parafki na stronach i daty.
- Wyślij. Kontrahent podpisze przez link, bez konta.
- Po podpisaniu wszyscy dostaną PDF z certyfikatem podpisów, który każdy może zweryfikować.
Najczęstsze pytania
Czy umowa B2B musi być podpisana kwalifikowanym podpisem?
Nie. Przepisy nie wymagają dla niej formy pisemnej, więc wystarczy zwykły podpis elektroniczny. Podpis kwalifikowany jest potrzebny tylko wtedy, gdy strony zastrzegły w umowie formę pisemną albo gdy umowa obejmuje czynność, dla której ustawa jej wymaga, na przykład poręczenie.
Czy mogę podpisać aneks do umowy B2B online?
Tak, jeśli umowa główna nie zastrzega dla zmian formy pisemnej. Sprawdź klauzulę o zmianach umowy. Jeśli wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, podpisz aneks kwalifikowanym podpisem albo na papierze.
Czy parafować każdą stronę umowy?
Przepisy tego nie wymagają, ale parafki na stronach są częstą praktyką. W HaloDokumenty dodasz pole parafki na każdej stronie. Dodatkowo odcisk SHA-256 pokazuje, że żadna strona pliku nie została zmieniona po podpisaniu.
Jak podpisać umowę, gdy zarząd reprezentuje łącznie?
Dodaj każdego członka zarządu, którego podpis jest potrzebny, jako osobę podpisującą. Dokument będzie podpisany dopiero wtedy, gdy podpiszą wszyscy.
Źródła
- Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 795, art. 60, 74, 77, 77¹, 77², 627, 750.
Stan prawny sprawdzony 27 września 2026 r.
Wyślij pierwszą umowę do podpisu. Przez 14 dni korzystasz bez opłat.
Wypróbuj 14 dni bez opłat